Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để cơ quan nhà nước thực hiện việc quản lý, kiểm tra và gửi các thông báo liên quan đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp sau khi thành lập lại chuyển địa điểm, ngừng hoạt động tại trụ sở đã đăng ký nhưng không thực hiện thủ tục thay đổi thông tin với cơ quan có thẩm quyền. Vậy công ty không hoạt động tại trụ sở đăng ký bị xử lý thế nào và cần thực hiện những thủ tục gì để khắc phục? Bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH Hồng Giang – Chi nhánh Đà Nẵng, sẽ phân tích những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý.
Nội dung bài viết
1. Nghĩa vụ về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin bắt buộc được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, đã được sửa đổi, bổ sung. Do đó, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm địa chỉ đã đăng ký là địa chỉ liên lạc thực tế, có khả năng tiếp nhận thông tin và làm việc với cơ quan nhà nước khi cần thiết.
Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Việc chuyển địa điểm nhưng không cập nhật thông tin đăng ký có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế và các thủ tục pháp lý khác.
2. Hậu quả khi không hoạt động tại trụ sở
Khi cơ quan thuế tiến hành xác minh nhưng không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp có thể bị xác định thuộc tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Theo khoản 3 Điều 35 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đây là tình trạng pháp lý được xác lập khi cơ quan thuế lập biên bản xác minh về việc doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Thông tin này được cơ quan thuế chuyển đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tình trạng trên có thể kéo theo những ảnh hưởng đáng kể:
- Doanh nghiệp gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Việc liên hệ, tiếp nhận thông báo và giải quyết nghĩa vụ với cơ quan thuế có thể bị gián đoạn.
- Doanh nghiệp có thể gặp trở ngại trong quá trình thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính liên quan.
- Người đại diện theo pháp luật có thể phải giải trình và phối hợp với cơ quan chức năng để xác minh tình trạng hoạt động.
Khoản 1 Điều 34 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, trừ các trường hợp được tiếp tục giải quyết theo khoản 2 Điều này.
3. Rủi ro về mã số thuế
Theo Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi thuộc các trường hợp luật định, trong đó có trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo quy định về quản lý đăng ký thuế, khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp có thể bị chuyển sang trạng thái chờ xác minh và sau đó được cập nhật tình trạng tương ứng theo kết quả xác minh. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế, thực hiện nghĩa vụ tài chính và các hoạt động giao dịch có liên quan.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký không đồng nghĩa với việc mã số thuế đương nhiên bị chấm dứt hiệu lực ngay lập tức. Việc xử lý mã số thuế phải căn cứ vào tình trạng thực tế và quy định pháp luật về quản lý thuế. Vì vậy, khi phát hiện có thông báo từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra tình trạng mã số thuế, xác định nghĩa vụ thuế còn tồn đọng và phối hợp xử lý kịp thời.
4. Thủ tục khắc phục vi phạm
Khi doanh nghiệp bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, cần nhanh chóng liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác minh nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc sau:
Trường hợp doanh nghiệp vẫn tiếp tục hoạt động:
- Kiểm tra lại thông tin đăng ký doanh nghiệp và tình trạng mã số thuế.
- Bố trí địa điểm hoạt động, địa chỉ liên lạc thực tế và bảo đảm khả năng tiếp nhận thông báo của cơ quan nhà nước.
- Cung cấp hồ sơ, tài liệu chứng minh tình trạng hoạt động theo yêu cầu của cơ quan thuế.
- Rà soát và hoàn thành các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế còn thiếu (nếu có).
- Phối hợp với cơ quan thuế để xác minh và đề nghị cập nhật lại tình trạng pháp lý khi đã đáp ứng điều kiện.
Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang địa chỉ mới:
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu việc thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
Theo khoản 2 Điều 35 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc kết thúc tình trạng pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” thuộc thẩm quyền quyết định của cơ quan thuế, trên cơ sở kết quả xử lý và xác minh theo quy định. Doanh nghiệp không nên chỉ thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà bỏ qua việc xử lý tình trạng thuế đang tồn tại.
5. Kết luận
Việc không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký không chỉ ảnh hưởng đến quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý liên quan đến mã số thuế, nghĩa vụ kê khai và duy trì tình trạng hoạt động hợp pháp. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật địa chỉ trụ sở khi có thay đổi, bảo đảm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan nhà nước và kịp thời khắc phục khi phát sinh vi phạm.
