Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi địa điểm kinh doanh do nhu cầu mở rộng quy mô, chuyển văn phòng hoặc sắp xếp lại hoạt động. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ cần chuyển địa điểm thực tế mà còn phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở cần làm những thủ tục gì? Bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH Hồng Giang – Chi nhánh Đà Nẵng, sẽ phân tích những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Khi nào doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở?

Theo khoản 1 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những nội dung được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

Nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Căn cứ khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, văn bản quyết định được ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền, cụ thể:

• Công ty TNHH một thành viên: nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty;
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;
• Công ty cổ phần: nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông;
• Công ty hợp danh: nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên.

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục, hồ sơ cần kèm theo văn bản ủy quyền theo quy định.

3. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc đăng ký qua mạng điện tử theo quy định.

Bước 1: Xác định địa chỉ trụ sở mới

Doanh nghiệp cần xác định chính xác địa chỉ dự kiến chuyển đến và kiểm tra việc thay đổi địa chỉ có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không.

Nếu có thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cùng nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được thông báo để sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ trụ sở chính mới.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

4. Thay đổi địa chỉ trụ sở có phải cập nhật giấy tờ khác không?

Có. Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật các giấy tờ, thông tin có liên quan đến địa chỉ cũ.

Tùy hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể cần cập nhật:

• Thông tin đăng ký thuế;
• Hóa đơn điện tử và thông tin sử dụng hóa đơn;
• Thông tin tài khoản ngân hàng;
• Hợp đồng, hồ sơ giao dịch với khách hàng, đối tác;
• Thông tin trên website, biển hiệu và các tài liệu giao dịch;
• Giấy phép kinh doanh, giấy phép con hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh nếu có ghi nhận địa chỉ trụ sở.

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có liên quan, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thông tin đăng ký để thực hiện thủ tục thay đổi hoặc cập nhật khi cần thiết.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ như trường hợp doanh nghiệp chủ động chuyển trụ sở. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cập nhật thông tin khi có nhu cầu hoặc khi thực hiện thủ tục đăng ký, thông báo thay đổi khác.

5. Lưu ý khi chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác

Trường hợp doanh nghiệp chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thủ tục về thuế.

Theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc chuyển trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự:

Kiểm tra cơ quan thuế quản lý → hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm về thuế (nếu có) → đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở → nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới → rà soát và cập nhật các giấy tờ, thông tin liên quan.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý việc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm chấm dứt hay phát sinh lại quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp. Các hợp đồng, nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp vẫn tiếp tục được thực hiện theo quy định.