Người đại diện theo pháp luật là người trực tiếp đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch, quan hệ với cơ quan nhà nước và trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án, Trọng tài. Vì vậy, khi người đại diện không còn đủ điều kiện đảm nhiệm chức vụ hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi nhân sự quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định. Vậy khi nào doanh nghiệp phải thay đổi người đại diện theo pháp luật? Bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH Hồng Giang – Chi nhánh Đà Nẵng, sẽ phân tích những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Người đại diện theo pháp luật là ai?

Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch; đại diện cho doanh nghiệp trước Tòa án, Trọng tài và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của từng người được quy định trong Điều lệ công ty.

Do đó, người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người góp vốn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn người phù hợp với điều kiện và cơ cấu quản trị của mình, miễn đáp ứng quy định pháp luật và Điều lệ công ty.

2. Các trường hợp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật trong nhiều trường hợp. Một số trường hợp thường gặp gồm:

2.1. Doanh nghiệp chủ động thay đổi người đại diện

Doanh nghiệp có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có sự thay đổi về cơ cấu quản lý hoặc nhu cầu điều hành hoạt động kinh doanh.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

2.2. Người đại diện cũ không còn đủ điều kiện thực hiện quyền, nghĩa vụ

Theo Khoản 6, Điều 12 Luật Doanh nghiệp, trong một số trường hợp như người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, doanh nghiệp phải có phương án về người đại diện thay thế theo quy định.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp còn quy định trường hợp thành viên là cá nhân đang làm người đại diện theo pháp luật rơi vào một số tình trạng nêu trên thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật cho đến khi Hội đồng thành viên có quyết định mới.

2.3. Thay đổi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền

Trong một số trường hợp, Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng có thể chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định pháp luật.

3. Hồ sơ và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ cơ bản gồm: 

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Tùy loại hình doanh nghiệp và việc thay đổi có làm thay đổi nội dung Điều lệ hay không, nghị quyết hoặc quyết định được ban hành bởi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị theo quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ theo phương thức được pháp luật về đăng ký doanh nghiệp cho phép.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản những nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

4. Trách nhiệm của người đại diện cũ và người đại diện mới

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không đồng nghĩa với việc mọi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trước đó chấm dứt.

• Đối với người đại diện cũ

Trong thời gian còn giữ tư cách người đại diện theo pháp luật, người đại diện phải thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật phải trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng chức vụ, thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh hoặc tài sản của doanh nghiệp để tư lợi. Nếu vi phạm và gây thiệt hại, người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại đó.

• Đối với người đại diện mới

Người đại diện mới kể từ khi được đăng ký hợp lệ phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Đồng thời, người đại diện mới cần tiếp nhận đầy đủ thông tin về hoạt động của doanh nghiệp, các hợp đồng đang thực hiện, nghĩa vụ tài chính, hồ sơ pháp lý, tranh chấp và các công việc còn tồn đọng để bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp được liên tục.

5. Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thực hiện thủ tục thay đổi, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thứ nhất, kiểm tra Điều lệ công ty.
  Doanh nghiệp cần xác định rõ chức danh, số lượng người đại diện theo pháp luật và thẩm quyền quyết định việc thay đổi theo Điều lệ.
• Thứ hai, xác định đúng cơ quan có thẩm quyền ra quyết định.
  Tùy loại hình doanh nghiệp, quyết định thay đổi có thể thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị.
• Thứ ba, bảo đảm doanh nghiệp luôn có người đại diện theo pháp luật theo quy định.
  Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, nhưng doanh nghiệp phải bảo đảm đáp ứng các điều kiện luật định về người đại diện.
• Thứ tư, thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi kịp thời.
  Doanh nghiệp không nên chỉ thay đổi người đại diện trên thực tế mà không cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp. Thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung đăng ký doanh nghiệp cần được cập nhật khi có thay đổi.
• Thứ năm, rà soát các giao dịch và giấy tờ liên quan.
  Sau khi thay đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra việc cập nhật thông tin người đại diện tại ngân hàng, chữ ký số, tài khoản giao dịch điện tử, hợp đồng, giấy phép chuyên ngành và các hồ sơ khác có liên quan.

6. Kết luận

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục quan trọng, gắn trực tiếp với hoạt động quản trị và khả năng đại diện của doanh nghiệp trong các giao dịch. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp thay đổi, cơ quan có thẩm quyền quyết định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đăng ký thay đổi theo quy định.

Đặc biệt, khi người đại diện cũ chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự hoặc thuộc trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định người thay thế và thực hiện các thủ tục cần thiết để bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.